구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션 사용 방법과 공유 방법

모두들 하위! 이제 수요일이다. 어제까지 날씨가 겨울이 아닌 가을 정도의 날씨였지만, 오늘 아침부터 영하로 기온이 떨어지더니 엄청 추워졌다. 게다가 심해진 일교차는 덤. 이제 2019년 마지막 달도 얼마 안 남았고, 더 추워질 예정이다. 새해를 맞는 것도 좋지만, 이왕 2020년 시작할 거 좀 더 건강관리에 힘써야 하지 않을까 싶다. 

필자도 요즘 축구를 자주 하고 있으나 예전에 비해 운동 후 몸이 되돌아 오는 회복 속도가 더딘 거 같다. 이제 나이가 슬슬 들어가는 게 체감이 된다. 너무나 슬프지만 어쩌겠는가. 인생이니 받아들여야지. 하지만 그렇다고 너무 낙심하거나 쫄지 말자. 요즘은 100세 시대인 만큼 우리 정도 나이대면 엄청 젊은 축에 속한다. 기껏해야 인생의 1/3 밖에 지나지 않았는데 스스로 건강관리를 잘해서 죽기 전까지 청춘처럼 살아가는 게 진짜 멋쟁이가 아닐까 싶다.

오늘은 회사 생활에서 정~말 유용한 꿀팁 한가지를 또 하나 소개하고자 한다. 이전 포스팅에서는 엑셀 함수 모음에 대해 포스팅을 해보았는데, 오늘 포스팅도 약간 내용이 연관되는 주제라고 생각하면 된다. 회사 생활 혹은 대학교 팀플 등 다양한 곳에서 협업이 이루어지고 있다. 협업을 할 때 모든 부분에서 합이 중요하겠지만 특히나 중요한 부분은 문서와 정보에 대한 공유가 아닐까 싶다. 보통 협업을 하게 되면 보고서나 상황판을 만들기 마련이다. 이것을 보통 엑셀이나 PPT 파일을 통해 문서화하여 기록하고 최신화하는 게 보통인데 한 가지 파일을 수정하고 또 돌려쓰고, 또 수정하고, 또 돌려쓰고. 이 모든 과정이 굉장히 번거로우며, 한 번 꼬이면 어디서부터 잘못되었는지 알 수가 없다. 예전에 필자도 팀플 할 때 이런 부분 때문에 적지 않은 스트레스를 받곤 했다.

하지만 요즘 4차 산업혁명 답게 시대가 발전함에 따라 자연스럽게 기술도 발전한다. 그러더니 어느새 문서 공유도 가능한 시대가 다가왔다. 그것도 실.시.간으로 수정 및 확인이 가능한 시대. 그중 가장 선구적인 서비스라고 생각하는 구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션 사용방법과 공유 방법에 대해 포스팅을 해보고자 한다. 필자도 1-2년전부터 학교 팀플, 회사 팀원들과 협업 시 빠르고 정확한 상황 공유를 위해 항상 사용하는데 굉장히 효율적이라고 느꼈다. 이미 알고 계신 분들도 계시겠지만 모르시는 분들을 위해 이번 포스팅 스근하게 한 번 진행을 해보도록 하겠다. 그럼 출발하자.

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#1 구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션 사용 방법

구글 메인화면.

일단 구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션은 당연히 '구글'에서 운영하는 서비스라니 일단 구글 사이트부터 방문을 해야 한다. 구글 사이트로 들어가면 굉장히 심플하게 나와있는데, 여기서 우측 상단을 주목하자. 로그인이 되어 있지 않다면 우리가 원하는 서비스를 이용할 수 없으니 구글 아이디가 없는 분이라면 서둘러 아이디를 생성하도록 하자.

구글 아이디로 로그인을 한 후에 우측 사진에 보면 네모 9개로 이루어진 아이콘이 하나 보일 것이다. 딱 봐도 메뉴를 모아놓은 아이콘의 느낌이 팍팍 든다. 그것을 클릭해보자. 그럼 총 15가지의 메뉴가 등장한다. 뭐 저기서 자신이 원하는 다른 메뉴를 이용해도 상관은 없으나 오늘의 포스팅 주제에 모두 벗어난다. 그럼 우린 딱 필요한 것만 찾아야 하지 않겠는가? 그렇기 때문에 다른 메뉴는 신경 쓰지도 말고, 정 가운데 위치한 '드라이브' 메뉴를 탭해주도록 하자.

 

구글 드라이브에서 문서 / 스프레드시트 / 프레젠테이션 생성이 가능하다.

그럼 왼쪽 사진과 마찬가지로 구글 드라이브 메인 화면으로 넘어가 있을 것이다. 만약 자신이 구글 드라이브를 어떠한 경우에서든 사용한 경우가 없다면 메인 화면에 아무것도 나타나지 않겠지만, 만약 구글 드라이브를 한 번이라도 이용했다면 - 여기서 이용했다는 것은 구글 스프레드시트, 문서, 프레젠테이션, 구글 설문 등을 사용했을 경우 - 사용 이력이 여기에 뜨게 된다. 물론 삭제하지 않았다는 가정하에.

여기서 우리는 좌측 메뉴를 주목하도록 하자. 그럼 '새로 만들기'라는 뭔가 이 메뉴를 꼭 클릭해야할 것만 같은 메뉴가 보일 것이다. 쿨하게 클릭을 하면 우측 사진과 같이 여러 메뉴가 나온다. 다른 메뉴는 필요 없고 하단 3가지 메뉴. 이것이 오늘의 핵심이다. 구글 드라이브를 통해 구글 스프레드시트, 문서, 프레젠테이션을 생성할 수 있다. 

뒤에서 계속 설명하겠지만 구글 드라이브에서 생성한 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션은 편집하는 순간부터 계속적으로 자동저장이 되기 때문에 중간에 튕기거나, 실수로 창을 닫게 되더라도 마지막으로 편집한 부분까지 자동으로 저장된다는 매우 중요한 장점이 있으며, 우리가 평소에 사용하는 마이크로소프트사의 프로그램과 기능이 거의 동일하기 때문에 사용하는데 전혀 괴리감이 없다. 그렇기 때문에 필자도 업무를 할 때 굉장히 자주 사용하며, 특히 엑셀 파일로 편집할 때 저장을 안하고 있으면 매우 찝찝한데, 구글 스프레드시트는 자동 저장이 되기 때문에 부담 없이 사용하고 있다.

게다가 다른 사람과 파일을 공유할 수 있는데, 수정하는 상황을 실시간으로 볼 수 있다는 장점도 있다. 그래서 파일이 꼬일 일도 없고, 최종 수정한 사람도 알 수 있기 때문에 책임소재도 명확하다. 참고로 '구글 스프레드시트'는 '마이크로소프트 엑셀', '구글 문서'는 '마이크로소프트 워드', '구글 프레젠테이션'은 '마이크로소프트 프레젠테이션'과 동일한 기능을 수행한다.

 

오늘의 마루타! 구글 스프레드시트.

구글 문서, 프레젠테이션도 있지만, 필자가 가장 많이 애용하는 구글 스프레드시트를 통해 한 번 살펴보도록 하겠다. 아까 '새로 만들기' 메뉴에서 자신이 원하는 문서를 클릭해주면 자동으로 새 창으로 넘어가게 된다. 필자의 경우 구글 스프레드시트(엑셀)을 선택하였기에 자동으로 위 화면으로 넘어오게 되었다. 

일단 외관상으로만 보면 엑셀 파일과 별반 차이가 없어보인다. 심지어 엑셀 파일보다 훨씬 더 모던하다. 물론 필자는 처음 봤을 때 신뢰감이 가지는 않았다. 왜냐? 뭔가 엑셀 파일의 제 기능을 100% 담아내지 못한 이미테이션에 불과할 것이다라는 인식이 있었기 때문. 아마 이것을 사용하지 않는 분들 중이 필자가 예전에 생각했던 것처럼 생각하고 사용하기를 꺼리는 분들이 있을 것이다. 하지만 백문이 불여일견이라, 한 번 사용해보면 삶의 질이 수직 상승함을 느낄 수 있을 것이다.

 

엑셀 기능과 비교했을 때 별반 차이가 없다.

상단 메뉴를 보자. 엑셀 파일을 이용할 때 기본적으로 셋팅된 툴바와 거의 모양이 흡사하다. 물론 구글만의 감성이 있기 때문에 기호는 조금 생소할 수 있다. 필자도 그랬으니. 하지만 이용하다 보면 금방 익숙해지는 것이기에 이 부분은 크게 문제가 되지는 않는다. 그 외에도 처음 이용한 분이라고 하더라고 한 두 번 쓰~윽 보면 금방 익힐 수 있는 기능들이다. 왜냐? 우리는 이미 마이크로소프트 엑셀 프로그램을 많이 사용했기 때문이다. 스프레드시트뿐 만 아니라 프레젠테이션, 문서 또한 마이크로소프트사 프로그램 기능과 크게 다를 바가 없기 때문에 사용하는데 불편함이나 거북함은 없을 거 같다. 물론 100% 없어지는 것은 아니지만, 사용하는데 불편함을 느끼지 못한다는 얘기다.

 

저장할 파일 이름을 정해보자.

구글 스프레드시트와 더불어 문서, 프레젠테이션의 경우 문서를 새로 만들었을 때부터 자동저장이 된다. 그렇기 때문에 편집하면서 별도로 저장을 할 필요가 전혀 없다. 하지만 파일마다 구분을 해야하기에 문서마다 이름을 정해줄 필요는 있다. 처음에 '제목 없는 스프레드시트(혹은 문서, 프레젠테이션)'이라고 되어있는데, 이를 탭하면 자연스럽게 이름을 변경할 수 있도록 커서가 등장한다. 그래서 자신이 원하는 이름으로 변경해주면 된다. 필자의 마루타는 '정보저장소 구글 스프레드시트'라고 이름을 한 번 지어보았다.

 

그 외에 기능 메뉴들도 거의 모든 기능을 동일하게 구현해놓았다.

이외에도 마이크로소프트 프로그램의 모든 기능들을 담아내려고 노력한 거 같다. 필자의 개인적인 주관과 사용해본 체감을 느꼈을 땐 거의 99% 이상 동일하다고 보면 된다. 즉 그냥 똑같은건데 하나는 안정된 프로그램 형태이고, 하나는 빠르고 효율적이며, 언제 어디서든 공유가 가능한 상태라고 생각하면 된다. 심지어 구글 스프레드시트, 문서, 프레젠테이션에 대한 어플도 있어 모바일로도 볼 수 있으며, 심지어 편집도 가능하다는 점 참고하기 바란다.

 

 

편집을 완료하고 난 후에는 이렇게 자동으로 저장되어 있다.

문서를 자유롭게 작성한 후에 별도의 저장 없이 그냥 창을 닫은 후 다시 구글 드라이브로 들어가면 이렇게 자신이 편집한 문서가 기록으로 남아있게 된다. 이름 하단에 보면 언제 가장 마지막으로 수정을 했는지도 나오게 된다. 만약 이 파일을 삭제하고 싶거나, 기타 다른 기능들을 체험해보고 싶다고 한다면 마우스 우클릭을 하면 메뉴가 나오게 된다. 여기서 자신의 입맛대로 메뉴를 골라서 이용하면 된다.

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#2 구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션 공유 방법

스근하게 다른 사람들과 실시간 공유를 해보도록 하자.

이제 사용 방법에 대해서는 스근하게 익혔으니 - 사실 익혔다고는 하기엔 우리가 이미 프로그램으로 숙지하고 있던 부분이라 익혔다고 하기에도 애매하다. - 이제 공유하는 방법에 대해 알아보자. 위에서도 언급했다시피 자동 저장이 실시간으로 이루어지며, 공유하게 된다면 공유된 사람들끼리 같이 수정할 수도 있으며, 마지막으로 누가 어디를 수정했는지 수정 내역 또한 알 수 있다. 게다가 언제 어디서든 문서에 대한 공유가 가능해서 업무를 효율적으로 관리할 수 있다. 

일단 아까 문서창에서 우측 상단을 주목해보자. 왼쪽 사진과 같이 '공유'라고 되어 있는 메뉴가 보이며, 앞에는 자물쇠 아이콘도 함께 있다. 이 메뉴를 딱 보는 순간 다른 사람과 해당 파일을 공유할 수 있을 거 같은 느낌이 든다. 과감하게 클릭해보자.

그럼 우측 사진과 같이 '다른 사용자와 공유'라는 창과 함께 사용자의 이름 혹은 이메일 주소를 입력할 수 있도록 안내창이 뜬다. 여기에 공유할 사람의 이름이나 혹은 이메일 주소를 입력해주면 된다. 참고로 팁을 하나 주자면, 이름을 입력하기 보다는 이메일을 입력하기를 권장하며, 여기서 이메일은 구글 아이디 풀네임을 말한다. 그리고 당연히 구글 아이디가 없으면 공유할 수 없으니 필히 구글 아이디를 미리 생성해놓도록 하자.

 

누가 공유를 했는가?~

공유를 완료하면 공유가 완료되었다는 창이 뜬다. 그리고 공유받은 사람은 구글 드라이브에 들어가면 자동으로 공유받은 문서 파일이 존재할 것이다. 그때부터 스근하게 이용하면 된다. 이후에 해당 파일을 누가 함께 공유하고 있는지, 공유한 사람들에 대한 편집도 가능하니 이 점도 참고 해두길 바란다.

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오늘은 회사나 팀플 등 다른 사람과 협업을 하는데 있어 가장 효율적인 관리가 가능한 구글 스프레드시트 / 문서 / 프레젠테이션 사용 방법과 공유 방법에 대해 알아보았다. 필자도 지금까지 사용을 쭉 하고 있는데 한 번도 불편함을 느끼긴커녕 매우 삶의 질이 올라가고 업무를 효과적으로 빠르고 정확하게 처리할 수 있어 매우 만족하고 있다. 아직 이 황금알을 낳는 거위를 모른다면 지금부터라도 이용을 하면서 자신의 시간을 아끼면서 성과도 낼 수 있는 효율적인 인간이 되어보도록 하자. 그럼 오늘 포스팅은 여기까지. 안녕~!